Nota korygująca- popraw błędy i unikaj kar od US

W działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest skorygowanie danych zawartych na fakturze. Jednym z narzędzi służących do tego celu jest nota korygująca. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, czym jest nota korygująca, w jakim celu jest wykorzystywana, kto może ją wystawić oraz jakie różnice występują między notą korygującą a fakturą korygującą.

Nota korygująca- Czym jest ?

Nota korygująca jest dokumentem, który pozwala na poprawienie błędów formalnych na fakturze VAT. Jest to narzędzie, które umożliwia nabywcy towarów lub usług poprawienie określonych danych na fakturze otrzymanej od dostawcy. Należy jednak podkreślić, że nota korygująca nie służy do korygowania wartościowych elementów faktury, takich jak kwoty netto, VAT czy brutto.

Kiedy wystawić notę korygującą?

Notę korygującą należy wystawić w każdym przypadku, gdy na fakturze stwierdzono błąd. Można to zrobić zarówno przed, jak i po zapłacie przez kontrahenta. Ważne jest, aby nota korygująca została wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu błędu, a najpóźniej do końca miesiąca, w którym wystawiono błędną fakturę.

W jakim celu jest wykorzystywana nota korygująca?

Nota korygująca służy do wprowadzenia zmian w już wystawionej fakturze. Jej głównym celem jest naprawienie błędów merytorycznych lub formalnych, które wkradły się do pierwotnego dokumentu. Dzięki nocie korygującej można:

• Zmienić cenę towaru lub usługi: na przykład w przypadku pomyłki w kalkulacji lub obniżenia ceny promocyjnej.
• Poprawić dane kontrahenta: np. NIP, nazwę firmy lub adres.
• Zmienić ilość towaru lub usługi: na przykład w przypadku pomyłki w zamówieniu lub zwrotu części towaru.
• Usunąć pozycję z faktury: w przypadku anulowania zamówienia lub stwierdzenia wadliwości produktu.
• Dokonać korekty stawki VAT: na przykład w przypadku zmiany przepisów lub błędnego zastosowania stawki.

Czego nie można skorygować notą korygującą?

Nota korygująca, choć jest narzędziem użytecznym, ma swoje ograniczenia. Oto elementy, których nie można skorygować za pomocą noty korygującej:

Kwoty wartościowe:

• Kwota netto (wartość sprzedanych towarów lub usług).
• Kwota VAT (podatek od towarów i usług).
• Kwota brutto (wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT).

Stawki VAT:

• Zmiana stawki podatku VAT na fakturze.
• Poprawa błędnie zastosowanej stawki VAT.

Ilość i rodzaj towarów lub usług:

• Zmiana ilości sprzedanych towarów lub świadczonych usług.
• Poprawa błędnie opisanych towarów lub usług (np. zmiana nazwy towaru, jednostki miary).

Termin płatności i warunki dostawy:

• Zmiana terminu płatności faktury.
• Poprawa warunków dostawy.

Rabaty i upusty:

• Wprowadzenie rabatów lub upustów po wystawieniu faktury.
• Zmiana wysokości rabatu, który był już uwzględniony na fakturze.

Konsekwencje nie wystawienia noty korygującej:

Nie wystawienie noty korygującej w przypadku stwierdzenia błędu na fakturze może mieć szereg negatywnych konsekwencji, zarówno dla sprzedawcy, jak i kupującego.

Dla sprzedawcy:

• Sankcje karne ze strony Urzędu Skarbowego: Za wystawianie nieprawidłowych faktur grożą kary pieniężne w wysokości do 100% kwoty podatku naliczonego na fakturze.
• Dodatowe zobowiązania podatkowe: W przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, sprzedawca może zostać zobowiązany do jego zapłaty wraz z odsetkami.
• Negatywny wizerunek firmy: Klienci mogą stracić zaufanie do firmy, która wystawia nieprawidłowe faktury.
• Spory z kontrahentami: Błędy na fakturach mogą prowadzić do sporów z kontrahentami, a nawet do postępowań sądowych.

Dla kupującego:

Dodatkowo, nie wystawienie noty korygującej może utrudniać:

• Utrata prawa do odliczenia podatku VAT: Kupujący nie będzie mógł odliczyć podatku VAT z błędnej faktury, co może oznaczać dla niego stratę finansową.
• Konieczność korekty własnych rozliczeń: Kupujący będzie zmuszony do skorygowania swoich rozliczeń podatkowych z tytułu błędnej faktury.
• Spory z kontrahentami: Błędy na fakturach mogą prowadzić do sporów z kontrahentami, a nawet do postępowań sądowych.

• Kontrolę podatkową firmy
• Analizę finansową
• Współpracę z kontrahentami

Skutki prawne wystawienia noty korygującej:

Nota korygująca modyfikuje treść pierwotnej faktury, ale nie stanowi osobnego dokumentu księgowego. Oznacza to, że nie trzeba jej księgować i nie ma ona wpływu na deklarację VAT.

Kto może wystawić notę korygującą?

Notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę z błędem. Oznacza to, że sprzedawca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej.

Nabywca może skorzystać z noty korygującej w przypadku wystąpienia błędów zarówno merytorycznych, jak i formalnych na fakturze.

Błędy merytoryczne, które można korygować za pomocą noty korygującej to m.in.:

• Błędna cena towaru lub usługi
• Błędna ilość towaru lub usługi
• Błędna stawka VAT
• Błędne dane dotyczące towaru lub usługi (np. nazwa, opis, kod GTU)
• Błędne dane kontrahenta (np. NIP, nazwa firmy, adres)

Natomiast błędy formalne, które można korygować notą korygującą to m.in.:

• Błędny numer faktury
• Błędna data faktury
• Brak wymaganych danych (np. danych sprzedającego lub kupującego, danych dotyczących towaru lub usługi)
• Błędny podpis wystawcy

Należy jednak pamiętać, że nota korygująca nie służy do korekty błędów mających wpływ na podstawę opodatkowania (np. zmiana przedmiotu transakcji). W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Prawidłowo wystawiona nota korygująca pozwala na uniknięcie negatywnych konsekwencji błędów na fakturze, takich jak sankcje karne ze strony Urzędu Skarbowego, dodatkowe zobowiązania podatkowe czy spory z kontrahentami.

Pamiętaj:

• Nota korygująca musi być wystawiona dla tego samego kontrahenta, co pierwotna faktura.
• Nota korygująca musi zawierać takie same dane jak pierwotna faktura, z tym wyjątkiem, że w polu „Rodzaj dokumentu” należy wpisać „NOTA KORYGUJĄCA”.
• Nota korygująca musi być podpisana przez wystawcę i opaczona numerem kolejnym.
• Notę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu, a najpóźniej do końca miesiąca, w którym wystawiono błędną fakturę.

Instrukcja wypełniania noty korygującej

Krok	Czynność	Opis
1	Nagłówek dokumentu	Umieść w prawym górnym rogu dokumentu napis „NOTA KORYGUJĄCA”.
2	Numer noty korygującej	Wprowadź unikalny numer noty korygującej, zgodnie z polityką numeracji w Twojej firmie.
3	Data wystawienia	Podaj datę wystawienia noty korygującej.
4	Dane nabywcy	Wpisz dane nabywcy (Twoje dane): Nazwa firmy, Adres firmy, Numer NIP:
5	Dane sprzedawcy	Wpisz dane sprzedawcy: Nazwa firmy, Adres firmy, Numer NIP:
6	Numer i data faktury	Podaj numer i datę faktury, której dotyczy korekta.
7	Opis błędów	Opisz dokładnie, które dane na fakturze są błędne. Przykład: „Błędny numer NIP nabywcy”.
8	Poprawne dane	Wprowadź poprawne informacje, które mają zastąpić błędne dane. Przykład: „Prawidłowy numer NIP nabywcy: 123-456-78-90”.
9	Podpis nabywcy	Podpisz dokument jako osoba upoważniona do wystawienia noty korygującej.
10	Podpis sprzedawcy	Zostaw miejsce na podpis sprzedawcy, który akceptuje notę korygującą.

Przykład wypełnionej noty korygującej

Pole	Przykład wypełnienia
Nagłówek dokumentu	NOTA KORYGUJĄCA
Numer noty korygującej	001/2024
Data wystawienia	23.07.2024
Dane nabywcy	Firma XYZ Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa, NIP: 123-456-78-90
Dane sprzedawcy	Firma ABC S.A. ul. Wzorcowa 2, 00-002 Kraków, NIP: 098-765-43-21
Numer i data faktury	FV/2024/05/15, 15.05.2024
Opis błędów	1. Błędny numer NIP nabywcy: 123-456-78-99
Poprawne dane	1. Prawidłowy numer NIP nabywcy: 123-456-78-90
Podpis nabywcy	_______________
Podpis sprzedawcy	_______________

Akceptacja noty korygującej

Akceptacja noty korygującej jest kluczowym elementem procesu korygowania błędów formalnych na fakturze VAT. Aby nota korygująca była prawnie skuteczna, musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę. Poniżej przedstawiam szczegółowy opis procesu akceptacji noty korygującej. Akceptacja noty korygującej przez sprzedawcę jest niezbędna do jej prawomocności. Proces ten wymaga współpracy obu stron transakcji, co zapewnia poprawność formalną dokumentów księgowych. Dzięki akceptacji noty korygującej, przedsiębiorstwa mogą efektywnie korygować błędy formalne na fakturach, dbając o zgodność z przepisami prawa podatkowego.

Krok po kroku proces akceptacji noty korygującej:

1. Wystawienie noty korygującej przez nabywcę:
   • Nabywca towarów lub usług identyfikuje błędy formalne na fakturze.
   • Sporządza notę korygującą, zawierającą wszystkie wymagane informacje (dane nabywcy, dane sprzedawcy, numer i datę faktury, opis błędów, poprawne dane).
2. Przesłanie noty korygującej do sprzedawcy:
   • Nabywca przesyła notę korygującą do sprzedawcy w celu jej akceptacji.
   • Nota może być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej (e-mail, system księgowy).
3. Weryfikacja noty korygującej przez sprzedawcę:
   • Sprzedawca sprawdza treść noty korygującej, porównując ją z oryginalną fakturą.
   • Weryfikuje poprawność wskazanych błędów oraz proponowane poprawki.
4. Akceptacja noty korygującej:
   • Jeśli sprzedawca zgadza się z treścią noty korygującej, podpisuje dokument (w przypadku formy papierowej) lub zatwierdza elektronicznie.
   • Podpisana lub zatwierdzona nota korygująca zostaje zwrócona do nabywcy.
5. Przechowywanie noty korygującej:
   • Obie strony (nabywca i sprzedawca) przechowują kopie noty korygującej wraz z oryginalną fakturą w swojej dokumentacji księgowej.
   • Nota korygująca jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.

Nota korygująca a faktura korygująca – podstawowe różnice

Nota korygująca i faktura korygująca to dwa różne dokumenty stosowane w procesie korygowania błędów na fakturach. Poniżej przedstawiam szczegółowe różnice między nimi oraz wskazówki, kiedy wybrać które rozwiązanie.

Kryterium	Nota korygująca	Faktura korygująca
Definicja	Dokument służący do poprawy błędów formalnych na fakturze.	Dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu korygowania wartościowych elementów faktury.
Kto wystawia	Nabywca towarów lub usług.	Sprzedawca towarów lub usług.
Cel	Korygowanie błędów formalnych (np. błędne dane nabywcy/sprzedawcy).	Korygowanie wartości (np. zmiana ceny, ilości, stawki VAT).
Wartość korygowana	Nie można korygować wartości, tylko dane formalne.	Można korygować wartości, takie jak kwoty netto, VAT, rabaty, ilości.
Forma dokumentu	Może mieć dowolną formę, nie jest regulowana przepisami.	Musi być zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym wymogami formalnymi.
Rejestracja w VAT	Nie wpływa na podatek VAT, nie jest uwzględniana w rejestrze VAT.	Wpływa na obliczenia VAT, musi być ujęta w rejestrze VAT.
Przykłady zastosowania	Błąd w numerze NIP, błędna nazwa firmy, błędny adres.	Błąd w cenie towaru, zmiana ilości, uwzględnienie rabatu.

Kiedy wybrać notę korygująca a kiedy fakturę korygującą?

• Nota korygująca:
  • Użyj noty korygującej, gdy zauważysz błąd formalny na fakturze, który nie wpływa na wartość sprzedaży. Przykłady to błędny adres, błędny numer NIP lub inna drobna korekta formalna.
• Faktura korygująca:
  • Wybierz fakturę korygującą, gdy musisz skorygować elementy mające wpływ na wartość transakcji, takie jak cena, ilość towarów, stawka VAT czy rabaty. Faktura korygująca jest niezbędna, aby prawidłowo uwzględnić zmiany w księgowości oraz rozliczeniach podatkowych.

Ustawa o VAT a nota korygująca

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tzw. ustawa o VAT) określa zasady wystawiania i korygowania faktur, jednak bezpośrednio nie definiuje noty korygującej. Przepisy dotyczące korygowania faktur VAT można znaleźć w kilku miejscach ustawy, a także w przepisach wykonawczych.

Podstawowe przepisy dotyczące korygowania faktur w ustawie o VAT

1. Art. 106j ustawy o VAT – Faktura korygująca:
   • Ustawa jasno określa, że w przypadku stwierdzenia pomyłki w wartości elementów faktury, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
   • Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę, który koryguje wartościowe elementy faktury (np. kwoty, stawki VAT, ilość towarów).
2. Nota korygująca – brak bezpośredniego zapisu w ustawie o VAT:
   • Nota korygująca nie jest bezpośrednio wymieniona w ustawie o VAT, jednak jej stosowanie jest akceptowane w praktyce gospodarczej jako narzędzie do korygowania błędów formalnych.
   • Nota korygująca jest używana do poprawy błędów takich jak dane nabywcy, adres, NIP, numer faktury, data wystawienia faktury, itp.

Kiedy stosować notę korygującą a kiedy fakturę korygującą

Rodzaj korekty	Dokument	Podstawa prawna
Błędy formalne	Nota korygująca	Praktyka gospodarcza, brak bezpośredniego zapisu w ustawie
Błędy wartościowe	Faktura korygująca	Art. 106j ustawy o VAT