Kasa fiskalna w Twojej firmie – obowiązki, korzyści i najważniejsze informacje

Wprowadzenie kasy fiskalnej w firmie to jedno z kluczowych działań, które przedsiębiorcy muszą podjąć, aby spełnić obowiązujące przepisy prawa. To urządzenie jest niezbędne do rejestrowania sprzedaży i dokumentowania obrotu w firmie. W artykule omówimy, czym jest kasa fiskalna, jakie są obowiązki związane z jej użytkowaniem, jakie korzyści niesie dla przedsiębiorcy oraz jakie są aktualne przepisy dotyczące jej stosowania.

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne, które służy do rejestrowania sprzedaży towarów i usług. Zapisuje ona informacje o transakcjach oraz wydaje paragony fiskalne, które są dowodem dokonanej transakcji zarówno dla klienta, jak i dla urzędów skarbowych. Kasa fiskalna rejestruje również wszelkie operacje finansowe związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, co jest kluczowe w kontekście rozliczeń podatkowych.

Kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Istnieje jednak szereg wyjątków oraz wyłączeń, które mogą zwolnić przedsiębiorcę z tego obowiązku. Jeśli nie masz pewności czy jesteś zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej skontaktuj się z biurem rachunkowych, które rozwieje wątpliwości.

Wyjątki od obowiązku posiadania kasy fiskalnej:

• Limit obrotów – przedsiębiorcy, których obrót na rzecz osób fizycznych nie przekracza 20 000 zł rocznie, mogą być zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
• Specyficzne usługi i towary – niektóre usługi i towary, takie jak usługi edukacyjne, medyczne, czy sprzedaż internetowa z odroczoną płatnością, mogą być zwolnione z obowiązku rejestrowania na kasie fiskalnej.
• Sprzedaż na rzecz firm – transakcje przeprowadzane na rzecz innych podmiotów gospodarczych nie muszą być rejestrowane na kasie fiskalnej.

Rodzaje kas fiskalnych

Rodzaj kasy fiskalnej	Charakterystyka	Zalety	Wady	Zastosowanie
Stacjonarna	Duża, funkcjonalna, możliwość podłączenia urządzeń peryferyjnych	Wysoka wydajność, szerokie możliwości konfiguracji	Wysoki koszt zakupu, ograniczona mobilność	Większe sklepy, punkty usługowe, gastronomia
Mobilna	Mała, lekka, zasilana bateriami, łatwa w transporcie	Mobilność, łatwość obsługi	Mniejsze możliwości funkcjonalne niż kasy stacjonarne, mniejsza bateria	Kurierzy, taksówkarzy, sprzedawcy na targach
Online	Połączenie z CRK, przesyłanie danych w czasie rzeczywistym	Zwiększona transparentność, mniejsze ryzyko błędów, zgodność z najnowszymi przepisami	Wymagane stałe połączenie z internetem	Wszystkie podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas

Obowiązki przedsiębiorcy związane z kasą fiskalną

Obowiązek	Opis	Czas przechowywania dokumentacji	Konsekwencje nieprzestrzegania
Fiskalizacja kasy	Aktywacja trybu fiskalnego przez serwisanta i rejestracja w urzędzie skarbowym	Jednorazowo przed rozpoczęciem użytkowania	Kara pieniężna
Wystawianie paragonów	Wydanie paragonu fiskalnego przy każdej transakcji sprzedaży	Nie dotyczy	Kara pieniężna, utrata dowodu sprzedaży
Przechowywanie kopii paragonów	Przechowanie kopii paragonów na nośniku papierowym lub elektronicznym	5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono paragon	Kara pieniężna, problemy przy kontroli skarbowej
Przeglądy techniczne	Regularne przeglądy kasy przez autoryzowanego serwisanta	Co najmniej raz na 2 lata	Kara pieniężna, unieważnienie dowodów sprzedaży
Zgłoszenie awarii	Niezwłoczne zgłoszenie awarii serwisantowi i prowadzenie ewidencji sprzedaży w sposób zastępczy	Do czasu naprawy kasy	Kara pieniężna

Dlaczego warto posiadać kasę fiskalną?

Korzyść	Szczegółowe wyjaśnienie
Transparentność i zaufanie klientów	Paragon fiskalny potwierdza legalność transakcji. Buduje pozytywny wizerunek firmy. Zwiększa zaufanie klientów.
Kontrola nad finansami	Możliwość generowania różnego rodzaju raportów. Monitorowanie obrotu i rentowności. Identyfikacja najpopularniejszych produktów/usług.
Ułatwienie w rozliczeniach podatkowych	Dokładne dane o obrocie. Przyspieszenie i uproszczenie rozliczeń. Mniejsze ryzyko błędów.
Możliwość korzystania z ulg i zwrotów	Ulga podatkowa na zakup kasy. Zwrot części kosztów zakupu (w niektórych przypadkach).

Kasa fiskalna online – nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorcy

Wraz z postępem technologicznym oraz zmianami w przepisach, coraz większą popularność zyskują kasy fiskalne online. Są to urządzenia, które w czasie rzeczywistym przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas, co umożliwia lepszą kontrolę obrotu przez organy podatkowe.

Zalety kas online

• Bezpieczeństwo danych – Dane z kasy online są automatycznie przesyłane do CRK, co minimalizuje ryzyko ich utraty.
• Automatyzacja procesów – Kasy online automatycznie generują i przesyłają raporty do urzędów skarbowych, co zmniejsza ilość pracy papierkowej.
• Integracja z innymi systemami – Kasy online mogą być łatwo zintegrowane z systemami sprzedażowymi, magazynowymi czy księgowymi, co usprawnia zarządzanie firmą.

Wady kas online

• Wyższe koszty – Kasy online są zazwyczaj droższe niż tradycyjne kasy fiskalne, co może być barierą dla małych firm.
• Wymagania techniczne – Aby korzystać z kasy online, firma musi mieć dostęp do Internetu, co w niektórych lokalizacjach może stanowić problem.

Obowiązki związane z kasami fiskalnymi w świetle najnowszych przepisów

Od 1 stycznia 2021 roku w Polsce obowiązuje nowa ustawa o VAT, która wprowadza szereg zmian w zakresie użytkowania kas fiskalnych. Przede wszystkim rozszerzono katalog przedsiębiorców zobowiązanych do korzystania z kas online. Zmiany te mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców

• Obowiązkowe korzystanie z kas online – Dla niektórych branż, takich jak gastronomia, hotelarstwo czy sprzedaż paliw, korzystanie z kas online jest obligatoryjne.
• E-paragony – Nowe przepisy umożliwiają wydawanie e-paragonów, czyli paragonów w formie elektronicznej, co jest szczególnie korzystne w przypadku sprzedaży internetowej.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych przepisów, mogą zostać obciążeni karami finansowymi. Brak kasy online w sytuacji, gdy jest ona wymagana, może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości nawet 30% kwoty podatku VAT należnego od sprzedaży.

Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną?

Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Przed podjęciem decyzji warto wziąć pod uwagę kilka aspektów:

• Rodzaj działalności – Czy prowadzisz działalność stacjonarną, czy mobilną? Czy działasz w branży objętej obowiązkiem korzystania z kasy online?
• Liczba transakcji – Jakie jest przewidywane natężenie ruchu w Twojej firmie? W przypadku dużego obrotu lepiej zainwestować w bardziej zaawansowane urządzenie.
• Funkcje dodatkowe – Czy kasa powinna być wyposażona w funkcje dodatkowe, takie jak obsługa kart płatniczych, integracja z systemem magazynowym czy możliwość wydawania e-paragonów?
• Koszty – Jakie są koszty zakupu i utrzymania kasy? Czy planujesz skorzystać z ulgi podatkowej?

Kasa fiskalna- Kto musi a kto jest zwolniony z obowiązku jej posiadania?

Kasa fiskalna jest jednym z podstawowych narzędzi, które przedsiębiorcy muszą stosować, aby zgodnie z przepisami rejestrować sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Istnieją jednak pewne okoliczności, w których przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienia te mogą wynikać zarówno z charakteru prowadzonej działalności, jak i z osiąganych obrotów.

Zwolnienie ze względu na limit obrotów

Jednym z najczęściej stosowanych zwolnień jest zwolnienie ze względu na niski obrót. Przedsiębiorcy, których roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł, mogą być zwolnieni z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit ten jest proporcjonalnie pomniejszany.

Zwolnienia przedmiotowe

Zwolnienia przedmiotowe dotyczą sprzedaży określonych towarów lub świadczenia konkretnych usług, które są wyłączone z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Do najczęściej spotykanych zwolnień przedmiotowych należą:

• Usługi edukacyjne świadczone przez jednostki systemu oświaty, uczelnie wyższe oraz podmioty prowadzące działalność w zakresie kształcenia zawodowego.
• Usługi medyczne świadczone przez lekarzy, dentystów, pielęgniarki i położne, a także psychologów, z wyłączeniem usług kosmetycznych i kosmetologicznych.
• Usługi finansowe i ubezpieczeniowe takie jak udzielanie kredytów, pożyczek, a także usługi bankowe i ubezpieczeniowe.
• Czynności notarialne – usługi świadczone przez notariuszy są zwolnione z obowiązku stosowania kas fiskalnych.

Zwolnienia podmiotowe

Zwolnienia podmiotowe mogą obejmować przedsiębiorców, którzy spełniają określone warunki, takie jak specyfika prowadzonej działalności lub liczba zatrudnionych pracowników. Na przykład, rolnicy ryczałtowi są zwolnieni z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, o ile dokonują sprzedaży produktów rolnych pochodzących z własnej uprawy.

Zwolnienia warunkowe

Niektóre zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są warunkowe i wymagają spełnienia określonych warunków. Przykładem może być sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, gdzie płatność za towary lub usługi następuje w całości na rachunek bankowy przedsiębiorcy, a dodatkowo z ewidencji sprzedaży i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnej transakcji zapłata dotyczyła.

Sprzedaż towarów wysyłkowych, a kasa fiskalna

Sprzedaż towarów wysyłkowych, szczególnie w dobie rosnącej popularności e-commerce, stanowi znaczącą część obrotu wielu firm. W przypadku sprzedaży wysyłkowej, czyli sprzedaży na odległość, istnieją specjalne przepisy dotyczące obowiązku stosowania kas fiskalnych.

Zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej

Sprzedaż wysyłkowa może być zwolniona z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeżeli spełnione są określone warunki. Najważniejszym z nich jest sposób dokonania płatności. Jeśli zapłata za towar jest dokonywana w całości za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u, a na rachunku przedsiębiorcy pojawia się informacja umożliwiająca jednoznaczną identyfikację transakcji (dane nabywcy, dokładny opis transakcji), wówczas przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia.

Wyjątki od zwolnienia

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje sprzedaży wysyłkowej są zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Zwolnienie nie dotyczy m.in. sprzedaży:

• Paliw silnikowych,
• Gazów płynnych,
• Silników spalinowych,
• Tytoniu i wyrobów tytoniowych,
• Alkoholu.

W przypadku tych towarów, niezależnie od formy płatności, przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Kasa fiskalna w sprzedaży internetowej

Jeżeli sprzedaż wysyłkowa nie spełnia warunków zwolnienia, przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy musi zainstalować kasę fiskalną i rejestrować każdą transakcję. Warto jednak zauważyć, że w przypadku sklepów internetowych coraz częściej stosowane są kasy fiskalne online, które umożliwiają automatyczne przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Dokumentacja sprzedaży wysyłkowej

Aby skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej, przedsiębiorca musi prowadzić dokładną dokumentację transakcji. Każda transakcja powinna być udokumentowana w sposób umożliwiający identyfikację płatności i nabywcy. Ważne jest również, aby przechowywać dowody zapłaty oraz korespondencję z klientem, która potwierdza dokonanie zakupu.

Instalacja kasy fiskalnej – krok po kroku

Zakup i instalacja kasy fiskalnej to nieodłączny element działalności wielu przedsiębiorców. Proces ten, choć może wydawać się skomplikowany, staje się prostszy, gdy zrozumiemy poszczególne etapy i wymagania związane z uruchomieniem kasy fiskalnej. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie kroki niezbędne do prawidłowej instalacji kasy fiskalnej w Twojej firmie.

Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej

Zanim przystąpisz do instalacji kasy fiskalnej, musisz wybrać odpowiednie urządzenie, które będzie najlepiej odpowiadało specyfice Twojej działalności. Na rynku dostępne są różne rodzaje kas fiskalnych, które można podzielić na:

• Kasy stacjonarne – idealne dla przedsiębiorstw prowadzących działalność w jednym miejscu, takich jak sklepy, restauracje czy salony usługowe.
• Kasy mobilne – lekkie i poręczne, idealne dla firm działających w terenie, np. kurierów, taksówkarzy czy sprzedawców na targach.
• Kasy online – nowoczesne urządzenia, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co jest obowiązkowe dla niektórych branż.

Rodzaj kasy	Zalety	Wady
Kasa stacjonarna	Duża funkcjonalność, możliwość podłączenia urządzeń peryferyjnych	Niska mobilność, większe wymiary
Kasa mobilna	Poręczność, możliwość pracy w terenie	Ograniczona funkcjonalność, krótszy czas pracy na baterii
Kasa online	Automatyczne przesyłanie danych, integracja z systemami	Wyższy koszt, wymagania techniczne

Fiskalizacja kasy fiskalnej

Fiskalizacja to proces, w którym kasa fiskalna jest przełączana z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny, co oznacza, że od tego momentu będzie rejestrować rzeczywiste transakcje i wystawiać paragony fiskalne. Fiskalizację musi przeprowadzić autoryzowany serwisant.

Proces fiskalizacji kasy

Etap	Opis	Ważne informacje
Kontakt z serwisantem	Nawiązanie kontaktu z autoryzowanym serwisem.	Wybierz serwisanta posiadającego odpowiednie uprawnienia do fiskalizacji danego modelu kasy.
Umówienie wizyty	ustalenie terminu wizyty serwisanta.	Zazwyczaj serwisanci oferują różne formy kontaktu, np. telefoniczny, mailowy lub przez formularz na stronie internetowej.
Przygotowanie kasy	Zainstalowanie i podłączenie kasy.	Upewnij się, że kasa jest ustawiona w odpowiednim miejscu i ma zapewnione stałe zasilanie.
Fiskalizacja	Wprowadzenie kasy w tryb fiskalny i rejestracja w systemie.	Podczas fiskalizacji serwisant wprowadza dane dotyczące Twojej firmy i działalności.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego	Zgłoszenie faktu uruchomienia kasy do urzędu skarbowego.	Zgłoszenie należy złożyć w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji.

Programowanie kasy fiskalnej

Po fiskalizacji konieczne jest zaprogramowanie kasy fiskalnej, czyli wprowadzenie do jej pamięci asortymentu towarów lub usług, które będą sprzedawane za jej pomocą. To zadanie może wykonać sam przedsiębiorca lub serwisant. W procesie tym należy pamiętać o:

• Nazwach towarów/usług – Każdy towar lub usługa musi mieć przypisaną unikalną nazwę, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację sprzedawanego produktu na paragonie.
• Stawkach VAT – Upewnij się, że dla każdego towaru lub usługi została przypisana odpowiednia stawka VAT, zgodna z obowiązującymi przepisami.

Szkolenie z obsługi kasy fiskalnej

Jeśli Ty lub Twoi pracownicy nie mieliście wcześniej do czynienia z kasą fiskalną, warto zorganizować szkolenie z jej obsługi. Wielu dostawców kas fiskalnych oferuje takie szkolenia w ramach zakupu urządzenia. Podczas szkolenia dowiesz się, jak:

• Wystawiać paragony fiskalne.
• Generować raporty dobowe i miesięczne.
• Postępować w przypadku błędów lub awarii kasy.

Obsługa kasy fiskalnej w codziennej działalności

Po zakończeniu wszystkich formalności kasa fiskalna jest gotowa do codziennego użytku w Twojej firmie. Pamiętaj o kilku kluczowych obowiązkach związanych z jej obsługą:

• Wystawianie paragonów – Każda transakcja sprzedaży na rzecz osoby fizycznej powinna być zakończona wydaniem paragonu fiskalnego.
• Generowanie raportów – Na zakończenie każdego dnia pracy należy wygenerować raport dobowy, a po zakończeniu miesiąca – raport miesięczny. Raporty te są podstawą do rozliczeń podatkowych.
• Przeglądy techniczne – Przynajmniej raz na dwa lata należy przeprowadzić przegląd techniczny kasy fiskalnej przez autoryzowanego serwisanta. Brak przeglądu może skutkować nałożeniem kary przez urząd skarbowy.

Zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego

Jak wspomniano wcześniej, po fiskalizacji kasy należy ją zgłosić do urzędu skarbowego. Procedura ta obejmuje:

• Wypełnienie zgłoszenia – Formularz zgłoszenia kasy fiskalnej dostępny jest na stronie internetowej urzędu skarbowego lub w siedzibie urzędu.
• Złożenie zgłoszenia – Formularz można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie za pomocą systemu e-Deklaracje.
• Otrzymanie potwierdzenia – Po złożeniu zgłoszenia, urząd skarbowy wydaje potwierdzenie rejestracji kasy fiskalnej, które należy przechowywać w dokumentacji firmowej.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy instalują kasę fiskalną po raz pierwszy, mogą skorzystać z ulgi podatkowej na jej zakup. Ulga ta wynosi do 90% wartości kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby skorzystać z ulgi, należy:

• Dokonać fiskalizacji kasy – Ulgę można uzyskać tylko na urządzenie, które zostało fiskalizowane i zgłoszone do urzędu skarbowego.
• Złożyć odpowiednie dokumenty – W zeznaniu podatkowym należy wykazać kwotę ulgi, dołączając do niego dokumenty potwierdzające zakup i fiskalizację kasy.

Postępowanie w przypadku awarii kasy fiskalnej

W przypadku awarii kasy fiskalnej, należy niezwłocznie skontaktować się z serwisantem, który przeprowadzi naprawę. Jeśli naprawa wymaga dłuższego czasu, przedsiębiorca powinien prowadzić sprzedaż w sposób zastępczy, np. poprzez prowadzenie ręcznych zapisów transakcji, aż do momentu ponownego uruchomienia kasy fiskalnej.

Podsumowanie

Kasa fiskalna to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także narzędzie, które może przynieść przedsiębiorcy wiele korzyści. Dzięki niej firma zyskuje większą kontrolę nad finansami, poprawia swój wizerunek w oczach klientów oraz ułatwia sobie rozliczenia podatkowe. Wybór odpowiedniego modelu kasy fiskalnej oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów jest kluczowe dla prowadzenia działalności zgodnie z prawem i unikania ewentualnych sankcji.